Contenido
- Tener un sistema de tickets
- ... o al menos una dirección dedicada
- Menos s
- Proporcionar información sobre errores conocidos
- Crear un foro
- Responde personalmente
- Proporcionar un marco de tiempo
- Buscar comentarios
- No tolere el abuso
- Ser profesional
Fuente: Esignn / Dreamstime.com
Para llevar:
Los departamentos de TI siempre tienen mucho en sus platos. Aquí hay algunas formas de garantizar que las cosas funcionen mejor y obtener mejores resultados.
Para muchas empresas, el departamento de TI sirve como la columna vertebral y el centro neurálgico, manteniendo la información fluyendo sin problemas en todo el sistema. El departamento de TI ocupa una posición única en la jerarquía de la empresa. Su tarea no está necesariamente relacionada con las operaciones principales de la empresa (de hecho, todos los tipos de empresas tienen departamentos de TI, desde alimentos hasta moda), pero no es independiente del resto de los departamentos.Si bien el personal de TI no está necesariamente subordinado a otros empleados, sí mantiene una especie de posición de servicio al cliente. Brindar soporte de TI a los empleados es una tarea importante para cualquier departamento de TI de una empresa. Esto permite a las personas de la empresa realizar sus tareas de manera eficiente y aumentar la productividad de la empresa. Entonces, ¿cómo pueden hacer mejor ese trabajo? Aquí hay 10 consejos que cualquier departamento de TI debe considerar. (Trabajar en TI tiene sus inconvenientes. Lea más en 10 razones por las que no vale la pena ser el chico de TI).
Tener un sistema de tickets
Muchas grandes empresas que brindan soporte técnico a sus clientes tienen un sistema de tickets para realizar un seguimiento de sus tareas y realizar un seguimiento del progreso en cualquier trabajo. Incluso si es interno, un sistema simple de tickets puede ayudar a organizar el departamento para que los técnicos no pierdan de vista lo que hay que hacer. Lo más básico que debe tener un sistema de tickets es la capacidad de responder automáticamente con un número de ticket y un campo de "notas", para que los técnicos puedan registrar información importante sobre el progreso del ticket.... o al menos una dirección dedicada
Es posible que algunas compañías no tengan los recursos (o no quieran) tener un sistema de tickets completamente funcional. Una buena alternativa sería establecer una dirección dedicada para preguntas y problemas de soporte, con un contestador automático para nuevos correos electrónicos.Menos s
Pase tiempo respondiendo con las preguntas correctas en una o. El problema que tiene el personal de TI es que tienden a perder horas simplemente escribiendo mensajes de un lado a otro. Por ejemplo, si reciben un dicho "No puedo obtener", pueden responder rápidamente con "¿Qué dispositivo estás usando?" que luego puede obtener una respuesta de "Mi computadora portátil", a lo que responderán, "¿Qué sistema operativo es?" Esto puede continuar literalmente todo el día. En cambio, TI debe tomarse el tiempo para asegurarse de que obtienen toda la información que necesitan en uno, y luego proporcionar una respuesta. Pasar unos minutos respondiendo a la persona en detalle puede ayudar a reducir las interminables conversaciones de ida y vuelta.Proporcionar información sobre errores conocidos
Proporcione una página de preguntas frecuentes o "Errores conocidos". La mayoría de las personas tienen los mismos problemas que otros usuarios. Al proporcionar preguntas frecuentes para todos, o tal vez una página que detalla los errores conocidos (y lo que se está haciendo al respecto), el departamento de TI puede reducir los mensajes repetitivos que tienen que responder, sin mencionar la animosidad sobre si los problemas son siendo abordadoCrear un foro
Para las empresas más grandes con una gran base de usuarios, puede tener sentido crear un foro donde las personas puedan enumerar sus problemas o inquietudes. Esto permite que los empleados se respondan entre sí y se ayuden mutuamente.Responde personalmente
Esto parece algo simple, o incluso lógico, pero muchos departamentos de TI aún usan "el equipo" o "su equipo de soporte" cuando se trata de solicitudes. Esto no solo es molesto para muchos usuarios, sino que también puede hacer que parezca que el departamento está tratando de evitar la responsabilidad y la responsabilidad. Si el personal de TI responde a cada solicitud personalmente e incluye sus nombres, esto ayudará a los empleados a sentir que la solicitud se manejará y también les proporcionará una forma de contactar a alguien cuando realmente necesiten ayuda.Proporcionar un marco de tiempo
Informe a la gente cuándo se solucionará un problema. Nuevamente, esto es algo que puede parecer de sentido común, pero pocas personas realmente se toman el tiempo para acudir a la persona que solicita asistencia una vez que se soluciona el problema. Esto no solo es cortés, sino que también da una marca de tiempo y un rastro de papel si surgen otros problemas.Buscar comentarios
Cualquier departamento o empresa quiere saber cómo están y cómo pueden mejorar sus servicios. Después de resolver una solicitud, es una buena idea solicitar comentarios del empleado. Tenga un enlace listo para un formulario o simplemente pregúnteles qué piensan del servicio.No tolere el abuso
Es fácil para las personas sentirse frustradas, especialmente aquellas que trabajan en trabajos de alta presión. En algunos casos, esto puede significar eliminar las frustraciones de otras personas, como el personal de TI.Si bien muchos ejecutivos ven al personal del departamento de TI como subordinados, eso no significa que sean servidores. Los gerentes y jefes de departamento de TI no deben tolerar el abuso de otros departamentos, especialmente aquellos que abusan verbalmente de los empleados.Ser profesional
Debido a que los departamentos de TI manejan principalmente asuntos internos, es fácil ser informal o incluso brusco cuando se trata de manejar solicitudes. Sin embargo, el personal de TI siempre debe proyectar un tono profesional, o incluso amigable, al responder a las solicitudes. Una cortesía puede recorrer un largo camino.Estos son solo algunos consejos para ayudar a los departamentos de TI a proporcionar un mejor servicio a sus empresas. Si tienes otros consejos, compártelos en @Techopedia.