Contenido
- Software de gestión de proyectos, Meet the Cloud
- Los beneficios del software en la nube
- Sin errores, sin estrés: su guía paso a paso para crear software que cambie su vida sin destruir su vida
- ¿Cuál es el riesgo?
- Dónde funciona el software Cloud PM
- Un poco de investigación, una excelente herramienta
Fuente: Rawpixel / iStockphoto
Para llevar:
El software de gestión de proyectos en la nube permite la colaboración y reduce los costos, pero no sin algunas trampas.
La oficina verdaderamente portátil no solo es posible, sino que se está convirtiendo rápidamente en la norma para muchas empresas. Los dispositivos portátiles fueron un gran paso hacia la realidad de trabajar en cualquier lugar, y ahora la computación en la nube ha eliminado la barrera final. Con el software de gestión de proyectos alojado en la nube, puede tener todo lo que necesita a su alcance, en cualquier lugar donde se encuentre.
Por supuesto, cada tecnología tiene sus ventajas y desventajas. En este artículo, eche un vistazo a cómo las empresas pueden trasladar su gestión de proyectos a la nube, quién puede beneficiarse y qué dificultades aún persisten para esta alta solución de software. (Para leer algunos antecedentes, consulte Project Management 101.)
Software de gestión de proyectos, Meet the Cloud
El software de gestión de proyectos coordina y automatiza muchas de las funciones más tediosas de la gestión de proyectos. La mayoría de estos programas de software incluyen gráficos y generación de diagramas de Gantt, asignación de tareas, hojas de tiempo e hitos. Las versiones más avanzadas también pueden regular recursos, monitorear presupuestos, rastrear gastos y calcular costos.
¿Y qué hay de la nube? Este método de trabajo implica el uso de programas y el almacenamiento de datos a través de una conexión a Internet. El proveedor aloja el software en la nube en servidores remotos, en lugar de instalarlo físicamente en las máquinas de la empresa. Microsoft OneDrive, Dropbox y su biblioteca digital Amazon Kindle son ejemplos de almacenamiento en la nube. (Para obtener más información sobre los beneficios generales de la computación en la nube, lea Una guía para principiantes de la nube: lo que significa para las pequeñas empresas).
Los beneficios del software en la nube
El software en la nube tiene muchas ventajas. Uno de los principales beneficios para la gestión de proyectos es el intercambio súper fácil. Debido a que el software está alojado en la nube, todo un equipo de negocios puede acceder a las tareas, los horarios y las actualizaciones de progreso más recientes en cualquier momento, lo que hace que el software en la nube sea ideal para viajes y colaboración en tiempo real.
Hablando de acceso, otra gran ventaja del software en la nube es la portabilidad. Una conexión a Internet es todo lo que se necesita para acceder al programa en cualquier momento, en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, incluida una computadora de escritorio, computadora portátil, teléfono inteligente o tableta.
También hay costo y tiempo a considerar. El software PM instalado tradicional puede costar miles y puede requerir actualizaciones de hardware. La instalación y las actualizaciones no solo son caras, sino que también retrasan la implementación. El software en la nube, por otro lado, no requiere instalación, solo un nombre de usuario y contraseña para acceder a la última versión del software. La estructura de precios también es mucho más fácil en el presupuesto de una empresa, ya que la mayoría del software de gestión de proyectos en la nube se vende como software basado en suscripción como servicio (SaaS). Esto significa pagos mensuales bajos en lugar de cientos o miles por adelantado. Además, la mayoría del software de gestión de proyectos no requiere un compromiso a largo plazo.
En pocas palabras, el uso de la nube aborda los siguientes desafíos, que enfrentan todo tipo de empresas, ya sea que trabajen en arquitectura, construcción o telecomunicaciones:
Sin errores, sin estrés: su guía paso a paso para crear software que cambie su vida sin destruir su vida
No puede mejorar sus habilidades de programación cuando a nadie le importa la calidad del software.
- Demoras en la distribución, problemas de zona horaria
Con el servicio en la nube, todos pueden obtener acceso a los datos de la empresa desde una computadora portátil, PC, teléfono inteligente o tableta desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet confiable. - Proyecto de colaboración
Olvídese de los problemas, los empleados pueden trabajar en un proyecto a través de la nube y enviar los cambios que estarán disponibles para el resto del grupo en minutos. Esto permite que empleados dispares trabajen casi en tiempo real, como si estuvieran en la misma habitación. - Apoyo
Al tener documentos en la nube, las empresas están protegidas contra fallas de hardware y software. - Espacio de almacenamiento ilimitado
La nube nunca se queda sin espacio y es accesible desde casi cualquier lugar. Esto permite a las empresas archivar archivos, lo que permite a los miembros del equipo continuar accediendo a ellos en el futuro, incluso de forma remota.
¿Cuál es el riesgo?
Siempre hay una trampa, ¿verdad? A pesar de sus puntos fuertes, el software de gestión de proyectos en la nube tiene algunas desventajas. El principal de ellos es la seguridad, que es un riesgo inherente para cualquier transacción en línea. (Lea más sobre los riesgos de seguridad en The Dark Side of the Cloud).
Desde que el software en la nube comenzó a crecer en popularidad, las empresas han citado la seguridad como una preocupación principal. Después de todo, usar la nube significa almacenar todos los datos de una empresa, que pueden incluir secretos comerciales, datos confidenciales de clientes e información de la compañía, en los servidores de otra persona. Esos servidores pueden ser vulnerables a piratas informáticos, virus o incluso desastres naturales o robo físico.
Afortunadamente, los proveedores de software en la nube son conscientes de estos riesgos y la mayoría utiliza la mejor seguridad disponible para proteger sus servidores y los datos de sus clientes. Después de todo, sin clientes satisfechos, los proveedores de la nube no estarían en el negocio. Además, la seguridad en la nube ha mejorado con el tiempo y es probable que continúe haciéndolo a medida que los proveedores de la nube presenten nuevas soluciones para proteger los datos de sus clientes.Aun así, las empresas deben averiguar qué procedimientos y protocolos de seguridad existen antes de suscribirse a cualquier servicio de software en la nube.
El tiempo de inactividad es otro problema potencial. Si el proveedor de la nube tiene problemas técnicos, sus clientes no podrán acceder a sus datos. Según el Grupo de Trabajo Internacional sobre la Resiliencia de la Computación en la Nube, el tiempo de actividad de los proveedores de la nube varió entre 99.6 por ciento y 99.9 por ciento, para un promedio de 7.5 horas de tiempo no disponible por año. Esto suena bastante bien, pero IWGCR afirma que está muy lejos de la confiabilidad del 99.99 por ciento que se requiere de un sistema de misión crítica. Muchos grandes proveedores de software en la nube, e incluso algunos más pequeños, tienen garantías de tiempo de actividad, por lo que las empresas deben buscar uno que conlleve el menor riesgo. Y, por supuesto, los datos más importantes también deben ser respaldados internamente.
Dónde funciona el software Cloud PM
Mientras que las grandes corporaciones tienden a apegarse al software de PM instalado más tradicional, las compañías que carecen de presupuestos de TI de millones de dólares están adoptando versiones en la nube. Los bajos costos iniciales, la inversión en infraestructura de TI mínima o inexistente, las tarifas de pago por uso y el acceso a cualquier lugar del software en la nube son ideales para:
- Startups y emprendedores
- Pequeñas y medianas empresas
- Empresas virtuales con equipos geográficamente diversos.
- Gerentes de proyectos independientes
Por supuesto, no todo el software de gestión de proyectos se crea de la misma manera. Las empresas necesitarán encontrar software con características para satisfacer sus necesidades específicas y evitar campanas y silbatos adicionales que pueden elevar el precio de la suscripción.
Un poco de investigación, una excelente herramienta
El software de gestión de proyectos en la nube puede ser una herramienta excelente para muchas empresas. Puede ahorrar tiempo y dinero en la gestión de proyectos y proporcionar la comodidad y flexibilidad de trabajar en la nube. Como una tecnología más nueva, la gestión de proyectos en la nube todavía tiene algunos obstáculos que superar. Pero este servicio se está volviendo cada vez más esencial para muchos tipos de empresas, lo que impulsará la innovación y la mejora necesarias para perfeccionar esta herramienta en los próximos años.