Contenido
- ¿Qué es el software de gestión de proyectos?
- Historia
- ¿Como funciona?
- Sin errores, sin estrés: su guía paso a paso para crear software que cambie su vida sin destruir su vida
- Cómo se aplica en el mundo tecnológico
- Problemas potenciales
- El futuro del software de gestión de proyectos
Fuente: kchungtw / iStockphoto
Para llevar:
Con toda la planificación, los cálculos, la programación y el seguimiento necesarios para ver con éxito un proyecto hasta su finalización, más personas recurren al software de gestión de proyectos para obtener ayuda automatizada.
La gestión de proyectos ya no es solo para gerentes de proyecto; Las habilidades de gestión de proyectos son imprescindibles para todo tipo de empresarios, desde emprendedores hasta CEOs corporativos. Pero coordinar un proyecto puede ser complicado, especialmente para aquellos que no se especializan en él. Si el personal, los componentes, los registros, los hitos y los resultados no se unen en el momento adecuado, se pierden los plazos y se pierde dinero.
Con toda la planificación, los cálculos, la programación y el seguimiento necesarios para ver con éxito un proyecto hasta su finalización, más personas recurren al software de gestión de proyectos para obtener ayuda automatizada.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
El término software de gestión de proyectos abarca una amplia gama de tipos de software que pueden incluir varias combinaciones diferentes de funciones. La mayoría de los programas incluyen diagramas de Gantt (diagramas de barras que ilustran el cronograma de un proyecto), gráficos, hojas de tiempo, tareas asignadas e hitos. Algunos programas de PM también pueden rastrear gastos, regular recursos, monitorear presupuestos y calcular costos.
Este software puede instalarse directamente en máquinas o puede ejecutarse en línea como un programa basado en la nube. La mayoría de las versiones en la nube, y algunos programas instalados, incluyen herramientas de colaboración.
Historia
La historia del software de gestión de proyectos es prácticamente antigua en comparación con las tecnologías actuales. De hecho, sus orígenes se remontan a 1957, cuando John Mauchly y J. Presper Eckert Jr., los diseñadores del Integrador Numérico Eléctrico y Computadora (conocido con cariño como ENIAC, sí, ese ENIAC), se les pidió que desarrollaran un proyecto para el Método de la Ruta Crítica (CPM). (Para obtener más información sobre ENIAC y su historia, consulte Las mujeres de ENIAC: pioneros en programación).
La aplicación CPM creada por Mauchly y Eckert no solo fue el primer ejemplo de software de gestión de proyectos, sino también el primer programa de software comercial que se ejecutó en una computadora con memoria almacenada. A medida que la gestión de proyectos se volvió más complicada con los años, se desarrolló un software más avanzado para mantener el ritmo de las tareas involucradas.
¿Como funciona?
En pocas palabras, el software PM mantiene los detalles del proyecto y los recursos organizados en un solo lugar. Los principales beneficios son el ahorro de tiempo (especialmente con software avanzado que puede calcular y proyectar números), y la capacidad de compartir rápidamente actualizaciones y nueva información a través de herramientas de colaboración.
Aunque este software puede venir con una variedad de características diferentes, hay dos tipos principales: instalado y alojado. Las versiones instaladas del software PM se ejecutan directamente desde su PC o computadora portátil y almacenan el programa y todos los archivos en su disco duro. Con el software alojado o basado en la nube, el programa se ejecuta a través de un navegador web, y los archivos se almacenan en servidores remotos de propiedad y mantenidos por el proveedor del software.
Sin errores, sin estrés: su guía paso a paso para crear software que cambie su vida sin destruir su vida
No puede mejorar sus habilidades de programación cuando a nadie le importa la calidad del software.
Si bien las grandes corporaciones con sus propios servidores y personal de TI a menudo eligen el software PM instalado por su estabilidad y solidez de marca, muchos empresarios, pequeñas empresas y medianas empresas están optando por el software alojado. El software de gestión de proyectos en la nube ofrece varios beneficios, incluida la capacidad de acceder al programa desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y los menores costos iniciales. Como no hay instalación, el software alojado se compra por suscripción mensual. (Para obtener más información, consulte la Guía para principiantes de la nube: lo que significa para las pequeñas empresas).
Cómo se aplica en el mundo tecnológico
Una de las mejores cosas del software de gestión de proyectos es que no tiene que ser un gerente de proyectos para encontrar usos para estos programas. En muchos casos, el software es utilizado por empresarios y pequeñas empresas que no tienen el presupuesto o los recursos para contratar a un gerente de proyecto dedicado. Las compañías más grandes a menudo usan el software para coordinar equipos internos con gerentes de proyectos subcontratados. Algunos profesionales de PM utilizan una forma de este software para complementar sus esfuerzos y aportar más manejabilidad y automatización a un proyecto.
El software de gestión de proyectos ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo estén en la misma página, conscientes de todos los hitos y completando las tareas correctas al ritmo adecuado para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Problemas potenciales
Si bien el software PM es definitivamente útil, tiene sus inconvenientes. Uno de los principales problemas que enfrentan los usuarios es la falta de personalización. La mayoría del software es de uso general y, por lo tanto, está diseñado para funcionar en muchas industrias y tipos de proyectos. Para algunos proyectos específicos de la industria, como el desarrollo de software, un programa general de gestión de proyectos no es mucho más útil que usar hojas de cálculo de Excel para realizar un seguimiento de los detalles.
El software de gestión de proyectos también puede crear un enfoque desigual para el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, el valor predeterminado de una vista de diagrama de Gantt puede hacer que el equipo del proyecto omita o demore importantes trabajos preliminares como objetivos y procesos de eventos lógicos. Cuando ocurren errores u omisiones al principio de un proyecto, el efecto dominó puede obligar al equipo a volver al principio, lo que puede significar la pérdida de tiempo y dinero, así como el incumplimiento de los hitos o fechas límite.
El futuro del software de gestión de proyectos
El software PM puede ayudar a racionalizar y simplificar proyectos. Con el crecimiento de los empresarios y las pequeñas empresas, y una atmósfera económica general que fomenta la reducción de costos siempre que sea posible, este software parece preparado para un uso más generalizado.
En el futuro, es probable que veamos software de gestión de proyectos que aborde los problemas de no especificidad y enfoque sesgado, haciendo que este tipo de software sea más accesible y útil para muchas empresas.